De aanwending en wijze van verantwoording van toelagen door de gemeenteraad goedgekeurd, moet door de gemeenteraad bepaald worden.
De gemeenteraad van december 2013 heeft dit goedgekeurd voor de toelagen voor de aanslagjaren 2014 tot en met 2019.
Deze regels dienen vastgelegd te worden voor de toelagen voor de aanslagjaren 2020 tot en met 2025.
Het is ook belangrijk om het openbaar domein in goede staat te behouden, ook indien dit ter beschikkings gesteld wordt van particulieren of verenigingen voor het ontplooien van hun activiteiten.
Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
De wet van 14 november 1983 is niet van toepassing op de gemeentelijke toelagen met een waarde lager dan 1.239,47 euro. De trekkers van deze toelagen zijn enkel onderworpen aan de bepalingen van artikelen 3 en 7 eerste lid 1° van deze wet. Deze toelage wordt toegekend als werkingstoelage.
De wet van 14 november 1983 is niet van toepassing op de gemeentelijke toelagen met een waarde tussen 1.239,47 euro en 24.789,35 euro. De trekkers van deze toelagen zijn enkel onderworpen aan de bepalingen van artikelen 3 en 7 eerste lid 1° van deze wet. Voor deze toelagen dienen wel uiterlijk 3 maanden na het evenement of initiatief facturen te worden voorgelegd waaruit blijkt dat de toelage werd gebruikt voor het doel waarvoor het werd toegekend. Maximum 50% van de toelage kan voor het evenement of initiatief worden uitgekeerd na voorlegging van de facturen. Dit bedrag is terugvorderbaar indien het evenement of initiatief niet doorgaat.
Bij gebruik van het openbaar domein moet de gemeentelijke infrastructuur in oorspronkelijke staat worden gehouden of eventueel hersteld door de particulier of vereniging die dit openbaar domein ter beschikking kreeg. Indien dit niet gebeurt, zullen de herstelkosten van de toelage worden afgehouden en een eventueel saldo zal worden aangerekend.